Meters maken.....

Eindelijk weer een berichtje op mijn weblog, ondanks alle goede voornemens, is het lastig er tijd voor te vinden. Maar de komende tijd zal ik toch echt vaker tijd maken voor een berichtje, filmpje, goede tip, anekdote of wat dan ook: beloofd!

Met het voornemen om met regelmaat een rondje hard te lopen en voor Kerstmis 10 km af te kunnen leggen, ben ik aardig op weg. Een vriendin wees me op een site: http://www.afstandmeten.nl/. Met behulp hiervan kun je goed nameten wat je gelopen hebt en ook zien welk rondje gelopen moet worden, vanuit mijn huis, om 10 km af te leggen. Dit heb ik zojuist uitgezocht, maar dat was wel even schrikken. Ik loop nog geen 8 km tot nu toe! O o wat een teleurstelling. Maar goed aan de andere kant heb ik een geweldig mooie route in de buurt van ons huis gevonden en dus ook gelopen. Via een polderweg, naar de "verloren hoek" door een bos, over een prachtig fietspad, achter boerderijen langs, via het Liesbos naar huis. Zo afwisselend, heerlijk. Maar goed nog lang niet de afstand die ik voor ogen had. Volgende week, als de weergoden het toe laten, ga ik 10 km lopen al ga ik er 1.5 uur over doen!

Er is wel een vergelijking te maken tussen mijn ambitie 10 km te kunnen lopen en de voorbereiding van de fusie plus de bijbehorende reorganisatie. We hebben een aantal doelen voor ogen die voor Kerst toch zeker bereikt moeten zijn. Door meerdere mensen wordt er achter de schermen hard gewerkt om alles voor elkaar te krijgen: meters worden afgelegd en zo af en toe zijn we er van buiten adem. Maar het is nog niet genoeg! Er is nog niet af wat af moet, de route naar het einddoel is ook nog niet volledig uitgestippeld en gemeten. En dat voelt dus wat ongemakkelijk. Echt, we kunnen best tevreden zijn met de zaken die we al voor elkaar hebben; de huisstijl, de tarievenfolders, de communicatieroute richting onze leden. Het bouwen aan de website vordert gestaag en de notaris heeft ook alle spullen in handen om de 4 bibliotheekstichtingen naar de fusiedatum te loodsen. Tegelijkertijd wordt er gewerkt aan de opzet van een nieuwe personeelsadministratie en de overdracht van de financiele administratie.Afspraken over personeelsregels ( ziekmelden, vrij vragen, extra regelingen) worden op een rij gezet.

Maar er is nog veel niet gedaan en er zijn nog veel zaken onduidelijk. Dat betreft met name de positie van de medewerkers na de jaarwisseling. "Wat gaat wie doen en wanneer gaat mijn werk wel of niet veranderen".

Waar staan we nu dan wel:

De projectgroep ( directies van ded 4 bibliotheken) hebben tot 2 keer toe gesproken over het "functiehuis". Dit functiehuis bestaat uit functies waaruit de nieuwe organisatie wordt opgebouwd. Dus welke functies hebben we nodig in de frontoffice, welke in de backoffice en hoe vormt het met elkaar een logisch geheel. Maandag 23 november hebben we een laatste bespreking en zijn we redelijk rond. Vervolgens worden op dit moment ook een aantal functieprofielen verder uitgewerkt en gewogen binnen de FUWA. Het betreft de functies van de nieuwe MT leden, manager frontoffice en manager backoffice. Ook die van teamleider is nu al weer verder uitgewerkt. Graag willen we deze week de functieprofielen afronden van projectmanager en stafleden HRM en Marketing. Binnen het organisatieschema wordt naast de stafafdeling ruimte gemaakt voor projectmanagement. Formatieruimte om organisatieoverstijgende projecten zo snel mogelijk op te pakken. Denk hierbij aan beleid voor brede scholen, huisvestingsprojecten, schoolaanbod etc. Natuurlijk werkt zo'n projectmanager met dit soort projecten nauw samen met verschillende deskundigen binnen de organisatie.

Eind deze week wil ik de vacature voor de twee MT leden openstellen. Het plaatsingsplan wordt deze week afgerond, zodat we daar met iedereen binnen de organisatie over kunnen gaan praten. Het plaatsingsplan geeft een beeld over de uitwisselbaarheid van functies, dus het geeft een goed overzicht van de mogelijkheden en dit plan laat ook zien dat (lang) niet alles zal veranderen. Het zegt nog niets over iemand persoonlijk. Dat komt in 2010. Birgit staat in de startblokken om de komende week een korte Wave de deur uit te doen, waarin jullie meer zicht krijgen op de route die we de komende weken gaan afleggen. Ik denk wel dat het in figuurlijke zin, de komende weken heel wat kilometers moeten afleggen, er zal veel van ieders conditie gevergd worden. Maar zo af en toe goed met "de kop in de wind" en gebruik maken van de wind in de rug, komen we er zeker en vast.

Tot de volgende

Ankie

We don't hangout on the same places anymore....

Het eerste 'blog' is in de lucht, nu doorzetten, beloofd is beloofd. Dus tijd maken en er even voor gaan zitten: de gebeurtenissen van de afgelopen dagen op een rij zetten en bedenken wat leuk is om met jullie te delen.
Het wekelijks schrijven van mijn weblog zit nog niet in "mijn systeem", als ik al zou mogen zeggen dat ik over een systeem beschik. Het mooie is dat ik de afgelopen weken meer goede voornemens heb gemaakt die wel geheel verschillend van aard zijn, maar wat doorzettingsvermogen en grensverlegen betreft, veel op elkaar lijken.
Ik ben gestart met tijd voor mezelf te maken, door minimaal 4 keer per week minstens 5 km te hardlopen. Nou echt "hard" lopen is het niet maar,nu zo na 6 weken, begint het wel ergens op te lijken. Het lukt me zelfs om zo af en toe al een afstand van 8 km af te leggen.

Terug na afgelopen weken; de dagen volgen elkaar op in een sneltreinvaart! Wat zijn we, met een inmiddels grote groep mensen, aan het doorduwen, aan het hollen en rennen. Er moet nog veel gedaan worden. Met de dag wordt daardoor de fusie, of beter gezegd, bibliotheek [a-z], concreter. Maar als je een onderdeel oppakt om nader uit te werken, blijkt dat er weer heel wat andere zaken niet ongemoeid kunnen blijven. Het zogenaamde domino effect. We proberen natuurlijk wel te voorkomen dat een heel veld met steentjes tegelijkertijd omvalt.
Leerzaam allemaal, dat is het zeker. Je wordt gewoon iedere dag geconfronteerd met het feit dat binnen een organisatie je verschillende teams nodig hebt voor het beste resultaat. Kijk en dat is wel ingewikkeld, maar ik ervaar dat altijd weer als bijzonder leuk. Samen de klus klaren en komen tot een goed resultaat.

Vandaag hebben we een concrete start gemaakt met de nieuwsbrief voor medewerkers. Dames en heren nog even geduld, maar begin volgende week zal de eerste digitale nieuwsbrief verzonden worden.
Ook is er een definitief besluit genomen over de website. Een werkgroep had daar voor de zomer al het nodige werk aan verricht, maar nu kunnen we dan ook door. Het probleem is wel dat we een bureau moeten vinden dat ons helpt met de vormgeving.
Maar na veelbelovenden gesprekken vandaag, samen de hersens kraken met zowel de website mensen als de communicatiemensen, denk ik wel dat we daar snel mee verder kunnen.

Feitelijk ben ik met verschillende mensen de afgelopen week veel in gesprek geweest over onze ´klant´. Wie zijn die klanten, hoe bereiken we ze, wat mogen we ze aanbieden, want moeten we vooral laten. Samen met Jacqueline Parel, ben ik door Dordrecht gefietst(tja dan kun je 8 km lopen, maar dat wil niet zeggen dat je deze vrouw op de fiets kan bijhouden!). We hebben alle vestigingen in Dordrecht bezocht. Leuk om te merken hoe de medewerkers nadenken over hun specifieke klant, hun wijk.

Ook zijn we met een aantal mensen naar een zogenaamde "roadshow" in Rotterdam gegaan. Tijdens deze bijeenkomst werd tekst en uitleg gegeven over het nieuwe bibliotheek beeldmerk. Groningen en Overijssel deelden hun ervaringen over hun uitwerking van het zogenaamde "winkelconcept". We komen er bij jullie in 2010 zeker op terug. Want het loont echt de moeite om vanuit de vraag van de klant, de wensen die er leven, na te denken over de wijze waarop de bibliotheken het beste hun collecties kunnen presenteren en hun ruimtes kunnen inrichten.

Op You Tube vond ik een leuk filmpje over de klant en de adverteerder. Het liep niet goed af tussen die twee! Kijk maar even:



We denken wel vaak dat we onze klant goed kennen, maar voelt deze zich nog wel thuis bij ons, of serieus genomen? Deze klant in het filmpje, wilde nog de moeite nemen om het uit te leggen. Maar de klanten die niet ( meer) komen, daar weten we nog minder van. Nou zo als in het filmpje moet het niet, dat is duidelijk. De komende tijd zullen we vaak praten over de klant van de bibliotheek, maar hopelijk zullen we ook met de klant praten. Deze 'consumer' zegt letterlijk: Ik ben veranderd. En daar waar ik ben of wil zijn, daar kom ik jou niet tegen. Oei dat doet zeer..... moeten wij zien te voorkomen.

Tot de volgende
Ankie Kesseler